- KPI符合公司的策略目標
- KPI 是具體且可衡量的
- 所選的 KPI 為業務提供價值，結果用於持續改進業務。
績效指標最簡單的衡量標準是計數測量值。 與 KPI 的簡單測量相比，收集關鍵績效指標的複雜數據可能非常困難。 大多數嘗試對關鍵績效指標進行複雜測量的公司都擁有複雜的硬體或軟體來提供此信息，並且必須確保技術作為數據收集的一部分持續運行。
KPI 的計算結果取決於所收集的資料。 因此，如果公司決定追蹤複雜的 KPI，那麼他們需要確保能夠在生產過程中持續收集該資訊。
關鍵績效指標可以以專注於實現積極成果的方式編寫，例如高產出或品質水平，也可以編寫為強調避免消極結果的願望，例如最大允許偏差，限制計劃外停機或防止工人受傷。
組織選擇實現積極指標還是避免消極結果取決於營運的具體情況。
我們建議設定 KPI 以涵蓋業務的四個主要領域，以便全面專注於持續改善。 我們建議選擇 KPI 時重點關注以下方面：
- 財務的一項 KPI
- 銷售的一項 KPI
- 營運/品質的兩個 KPI
財務特定 KPI
選擇財務指標作為關鍵績效指標時需要注意的一件事是，雖然這些指標對於企業領導者來說幾乎總是有吸引力的指標，但對於營運中的員工來說卻是遙遠而抽象的。
如果我們要建立的關鍵衡量標準只關注組織高層的充實，那麼非領導人員很容易就會產生不良的認知。 只要財務 KPI 與其他關鍵領域的 KPI 保持平衡，就可以在營運良好的企業中發揮關鍵作用。 以下是一些與財務相關的 KPI 範例：
- 每年增長10%
- 每年至少收購另一家企業一次
- 新機械資本配置的投資報酬率在投資後第一年為 30%。
- 年利潤至少$500,000美元
- 公司的資產負債比率將低於1
銷售特定 KPI
如果您公司的管理階層確定銷售是業務成功的關鍵驅動力，那麼關鍵績效指標專注於這一領域就有意義。 銷售團隊未能達到預期配額將被視為企業的生存威脅。 可能的銷售相關 KPI 範例包括：
- 每月完成至少 100 次外向銷售拜訪
- 每月向收入千萬美元的公司提交至少 30 份提案或投標
- 每個季度至少產生 1,000,000 美元的收入
營運和品質特定 KPI
品質管理系統中最常見的關鍵績效指標是客戶投訴或負面客戶回饋以及操作不合格情況。 以下是營運和品質 KPI 的範例：
- 每天至少有 5 卡車貨物交付
- 100% 的標籤有正確的過敏原聲明
- 每生產 1,000,000 磅就會有少於 50 起投訴
- 至少 99% 的訂單準時到達
- 100% 的預防性維護行動按計畫按時執行
分配 KPI 資料收集職責
一旦確定了關鍵績效指標的衡量標準，分配執行或監督資料收集的職責就很重要。
確定執行此任務的正確人員對於 KPI 尤為重要。 原因是我們需要一個可靠、值得信賴並專注於監督資料收集的人。 由於我們談論的是關鍵績效指標，因此每項衡量都需要準確，否則我們將無法有效分析業務的健康狀況。