如今，高等教育學費和逾期費用正面臨越來越多的監管變化和審查，這給應收帳款團隊帶來了嚴峻的挑戰。 ECSI 合規顧問 Cheryl Mazeski 表示，面臨的挑戰是許多學校不會將自己視為貸款人或受監管實體。
但這種情況正在改變。
Mazeski 表示：“消費者金融保護局分享了 2022 年針對學生貸款融資的監管重點，我們看到此後關注度不斷增強。” 「他們不僅關注傳統的學生貸款——他們還在尋找學生支付學校費用的新方式，例如付款計劃。 最終，這造成了監管機構對學校的看法與學校對自身的看法之間的脫節。
例如，付款計劃為需要較長時間支付學雜費的學生提供了顯著的好處。 然而，提供付款計劃使高等教育機構處於向學生提供信貸的貸方地位，這引入了新的規則、法規和合規標準。 許多學校沒有資源來審查此類問題，而且由於規則太新，很難找到準確的資訊。
應收帳款管理員可以做些什麼來為這種審查做好準備，而不需要在無休止的待辦事項清單中添加更多內容？
為了更了解高等教育機構的應收帳款政策和溝通策略，ECSI 與高等教育 Dive 合作，對來自公共和私人機構的 150 多名代表進行了調查。 結果指出應收帳款管理人員需要重點關注的幾個領域，以確保其學雜費回收流程合規、有效，並且最重要的是以學生為中心：
成績單成立
從歷史上看，成績單持有是機構處理逾期餘額帳戶的有效槓桿點。 然而， 新立法 教育部禁止機構在大多數情況下保存成績單。 失去這種影響力對那些希望收回潛在巨額逾期費用的機構來說是一個挑戰——十分之七的受訪者(72%) 表示，他們的逾期（學費和雜費）應收帳款組合的金額為100 萬美元或更多。
「如果成績單保留是您執行付款的唯一手段，那麼您就會遇到問題，」Mazeski 說。 「也許可以建立符合新要求的成績單保留，但學校在設計此類政策時需要非常小心。 而且，由於該領域的監督和監管只會不斷增加，因此通過建立不涉及成績單保留的強大、合規的帳戶恢復政策來主動應對這一挑戰是有意義的。
資料隱私
學校對學生資料隱私非常敏感，經常從合約角度與技術合作夥伴和供應商協商重要的安全措施。 然而，在管理學生的財務數據時，工作人員並不總是完全了解隱私要求。 如果學校沒有專門的資源來掌握不斷變化的法規，那麼在保護學生資料方面可能會存在差距。
「監管機構將學生視為需要保護的弱勢群體，」馬澤斯基說。 「他們希望看到代表機構進行充分溝通，並有證據表明學生在簽訂學費支付協議時了解他們所面臨的情況。 他們還希望看到學生的學術和財務數據得到與任何消費者期望的相同保護。
溝通與同意
當機構向學生提供信貸或付款條件時，他們與該學生溝通的方式和時間非常重要。 不習慣將自己視為受監管金融實體的機構可能會發現其政策或流程缺乏或不存在。 只有 40% 的受訪者表示，總法律顧問已經審查了其機構的拖欠帳戶外展流程。
「當監管機構關注溝通時，他們會關注機構和學生之間交流的整個生命週期，」Mazeski 說。 「學生是否受到公平對待並得到良好指導？ 是否有任何書面、電子郵件或電話投訴？ 學校應對此類審查的準備程度以及內部管理能力各不相同。
與學生就學雜費進行溝通也需要更一致和標準化的流程。 例如，機構如何與學生溝通他們的帳戶、到期日以及逾期的後果？
阿拉巴馬大學學生帳戶服務總監 Kristy Pritchett 求助於 ECSI 的 RecoverySelect，這是一款全面的解決方案，旨在透過富有同情心的客戶服務來管理逾期帳戶。 她發現，與 ECSI 這樣的隊友合作簡化了流程，並使管理員和學生更容易理解其工作原理。
「以前，我們的機構在監控和收集逾期帳戶方面遇到了困難，」普里切特說。 「還款顧問使用多個信件模板，導致溝通不一致和缺乏標準。 RecoverySelect 簡化了這些流程，僅使用五封信和電話即可與學生保持清晰一致的溝通。
政策透明度
向學生明確傳達經濟責任應該是首要任務。 付款計劃和收款流程細節的透明度可以在學生和機構之間建立信任和理解，從而更有可能取得積極的結果，並使學生在整個收款過程中感受到支持。
普里切特說：“我們不想透過收債機構和學術扣押來懲罰拖欠付款的學生，而是希望幫助他們掌控自己的學生財務。” “我們的首要任務之一是在整個債務追償過程中保持積極的學生體驗，與 RecoverySelect 的合作在整個校園獲得了積極的反饋，並重新建立了我們的學生和機構之間的信任。”
立即準備應收帳款審查
在高等教育領域保持領先的動態合規性和監管要求不僅是法律必要性的問題，也是機構財務穩定性和聲譽不可或缺的一部分。 如果一個機構不知道如何應對這些合規挑戰，它可能會面臨聲譽損害、罰款等。
雖然合規之旅需要持續關注，但合作夥伴和可用資源可以幫助高等教育機構實現一致、合規和支持性的應收帳款流程，從而保持機構財務穩健、學生入學和參與。
有關高等教育中應收帳款政策和推廣策略的更多見解，請查看 完整的調查報告。